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Funções para contar no Excel e Calc

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Tanto o Excel quanto o Calc possuem funções em comum muito úteis para contar:

  • CONT.NÚM
  • CONT.VALORES
  • CONT.SE
  • CONTAR.VAZIO
CONT.NÚM
Com esta função podemos obter o número de valores em determinado intervalo, bastando inserir o intervalo como argumento da função: =CONT.NÚM(A1:A20)
Serão contadas somente as células que possuem algum número. Ou seja valores textuais ou células vazias não serão contadas.
CONT.VALORES
Com esta função serão contadas todas as células que algum valor, texto ou números. No exemplo foi inserido na célula D3: =CONT.VALORES(A1:A20)
CONTAR.VAZIO
Com esta função serão contadas todas as células que não possuem valor algum. No exemplo foi inserido na célula D4: =CONTAR.VAZIO(A1:A20)
Captura de tela 2011-11-13 às 00.37.19 - contar no calc
CONT.SE
Esta função retorna uma contagem quando um critério é obedecido. A sintaxe da função é simples, tendo dois argumentos: o primeiro é o intervalo onde será feita a pesquisa pelo segundo argumento, o critério. Veja no exemplo onde são contadas células de acordo com critérios estabelecidos nas funções:
Captura de tela 2011-11-13 às 16.00.36 - funções para contar no calc e excel

Funções básicas de Excel e Calc: ARRED, TRUNCAR e CONCATENAR

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Olá leitores, neste artigo irei abordar três funções básicas do Excel e do Calc, que mais uma vez terão funcionamento idêntico nos dois softwares.

ARRED

Função usada para arredondar valores, com opção de casas decimais. Seu uso é muito simples. Basta chamar a função e definir os seus dois argumentos, o valor a ser arredondado e o número de casas decimais, que é opcional.

No exemplo abaixo queremos arredondar a média de determinados alunos para apenas uma casa decimal:

Captura de tela 2011-11-12 às 23.55.23 - Calc e ARRED

Sintaxe da função: =ARRED(valor;casas decimais)
Uso no exemplo: = ARRED(MÉDIA(B2:E2;1)

TRUNCAR

Truncar tem um uso muito parecido com ARRED, só que agora a função irá retirar os decimais que forem especificados na função. Logo se for truncado um valor como 8,99 para uma casa decimal será exibido 8,9. Se truncarmos para casa decimal nenhuma, inserindo 0 no segundo argumento ou deixando em branco, retornará 8.
Captura de tela 2011-11-13 às 00.06.37 - TRUNCAR NO CALC

Sintaxe da função: =TRUNCAR(valor; casas decimais)
Uso no exemplo: = TRUNCAR(A1;1)

CONCATENAR

A função CONCATENAR permite que valores sejam concatenados, ou seja, agrupados, de acordo com a ordem dos argumentos inseridos na função. É muito útil para manipular textos, podendo montar em uma única célula textos com palavras de várias outras.

No exemplo temos uma lista de emails que um departamento de TI tem que definir para uma empresa.  A regra para a criação dos endereços é a seguinte: primeiro nome, separado por um ponto do sobrenome, arroba e o domínio da empresa.

Captura de tela 2011-11-13 às 00.15.53 - Concatenar no Calc

Note que para inserir texto dentro de funções é necessário o uso das aspas, como na inserção do ponto e do domínio no exemplo.
Sintaxe da função: =CONCATENAR(valor1;valor2;…)
Uso no exemplo: =CONCATENAR(A2;”.”;B2;”@empresa.com.br”)

 

Copiar dados do Excel para o Word e enviá-los através do Outlook

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Uma aluna me solicitou instruções para essa tarefa, que faz parte do concurso do TRT 1ª Região (Rio de Janeiro) que terá prova neste domingo, no Rio de Janeiro.

Trecho retirado do edital:

Bom, então é  preciso criar uma planilha no Excel (foi usado o Microsoft Office 2003 para estes exemplos, porém os passos são similares em todas as versões) e criar um gráfico baseado nesta planilha.

Ao abrir o Excel nos deparamos com uma planilha em branco e mais duas planilhas criadas, também em branco.

Os dados para elaboração da planilha serão fornecidos pela banca, mas criei uma situação fictícia, de cotação de preços.

Produto a ser cotado: Pendrive da marca Kingston de 2 GB, verificar preço e frete. Pesquisa em 4 lojas:

  • Americanas.com, R$ 29,90, frete R$ 12,90
  • Submarino, R$ 32,90, frete R$ 10,90
  • Saraiva, R$ 40,50, frete grátis
  • Kalunga, R$ 35,60, frete R$ 6,00

Então devemos montar a planilha da seguinte maneira (clique para ampliar):

Para formatar cores e bordas utilize o atalho localizado no canto superior direito da imagem, com o quadirculado (para bordas) o balde de tinta (para cor do fundo) e a letra A (para cor do texto).

Para fazer a soma do preço com o frete vamos utilizar a seguinte fórmula na célula D5: =B5+C5

Esta função faz com que a célula B5 seja somada à célula de referência C5 (basta se guiar pelas linhas, que são números e colunas, que são letras). Assim teremos na célula D5 a soma de B5 e C5. Agora vamos utilizar um recurso bastante útil do Excel, o autopreenchimento. Observe que uma célula, quando selecionada fica com o contorno mais grosso e no canto inferior direito é exibido um quadrado, que se chama alça de seleção.

Vamos o autopreenchimento da fórmula através da alça de seleção para as outras lojas. Selecionamos a célula D5, clicamos na alça de seleção e arrastamos até a célula D8, da loja Kalunga. Assim a fórmula será aplicada a todas as lojas desse intervalo. Confira:

Agora que nossa planilha está formatada e configurada corretamente precisamos convertê-la em tabela do Word 2003. Este processo é bastante simples. Abra o Word 2003, sem fechar sua planilha do Excel. Na planilha do Excel selecione toda a área que contém dados, no exemplo vai da célula A1 até D8. Para selecionar basta clicar e segurar o botão esquerdo do mouse no centro da célula e arrastar até a última célula da seleção, soltando o botão.

Copie a planilha, tanto pelo atalho Ctrl+C ou com o botão direito do mouse e selecione Copiar. Agora vá para o Word e cole a planilha, tanto com Ctrl+V ou com o botão direito do mouse e selecione Colar.

Observe um ícone no canto inferor da planilha que você colou no Word, este ícone exibe um menu com opções de formatação e vínculo. Clique nele.

No ícone Oções de Colagem nas três primeiras opções criaremos uma tabela no Word, nas duas seguintes as tabelas serão criadas, porém com vínculos comas planilhas das quais foram copiadas. Como queremos enviar por email devemos nos ater às três primeiras opções (para enviar por email selecionando as duas últimas opções seria necessário também enviar o arquivo do Excel).

  • Manter a formatação original – Com a formatação que estava no Excel será colada em forma de tabela no Word.
  • Fazer a correspondência com o estilo da tabela de destino – Neste caso, se já houver alguma tabela formatada no documento do Word a nova colada assumirá o mesmo estilo.
  • Manter somente texto – A questão pede para que seja convertida em tabela, portanto não serve somente em texto, em nenhuma hipótese utilize esta opção.

Na maioria dos casos recemendo que somente confiram se a opção 1 está marcada, pois é a mais conveniente.

Salve o documento do Word para enviarmos através do Outlook. O Outlook é um aplicativo cliente de emails, onde é possível receber e enviar emails, além de funções de calendário, agenda, tarefas, etc.

Na tela inicial selecione o ícone Novo ou através do menu Arquivo > Novo > Email ou ainda pelo atalho Ctrl+O. Agora configure o campo Para, Assunto e anexe o arquivo do Word salvo. para anexar vá em Inserir > Arquivo e procure pelo arquivo salvo. Agora basta clicar no botão enviar.

Todas as mensagens que você manda enviar ficam na Caixa de Saída até serem completamente enviadas, somente depois vão para Ítens Enviados. Verifique então se sua mensagem foi enviada para completar a prova.

Por este artigo você está apto a criar planilhas no Excel, convertê-las e tabelas do Word e enviar emails com anexos através do Outlook 2003.

Dúvidas? Comente!

Questão de Excel – referência de células – Prova Caixa 2008-54

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TÉCNICO BANCÁRIO – CARREIRA ADMINISTRATIVA

54 – Suponha o sistema operacional Windows XP e o aplicativo Microsoft Excel 2003 com suas configurações padrões. Considere a existência de dois arquivos do Microsoft Excel 2003, chamados de arq1.xls e arq2.xls, em uma mesma pasta do Windows XP. O arquivo arq1.xls possui uma planilha denominada Plan1 e o arquivo arq2.xls possui uma planilha chamada Plan2. Sabe-se ainda que uma célula A1 da planilha Plan1 de arq1.xls possui a seguinte fórmula:

=[arq2.xls]Plan2!A2

Nesse contexto, julgue as afirmativas a seguir:

  1. A referida célula A1 referencia a célula A2 da planilha Plan2 contida no arquivo arq2.xls
  2. Se o valor da célula A2, referenciada na fórmula acima, for modificado, então o valor apresentado na referida célula A1 será necessariamente modificado, independente das formatações aplicadas às células envolvidas.
  3. Em um instante em que os dois referidos arquivos estiverem fechados, se o arquivo arq2.xls for movido para outra pasta, nenhum problema ocorrerá com a referência entre os dois arquivos, pois o Windows XP gerencia as informações de referência do Microsoft Excel 2003.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)

(A) 1, somente.
(B) 1 e 2, somente.
(C) 1 e 3, somente.
(D) 1,2 e 3.
(E) 2, somente.

Resolvendo:

Para o candidato resolver esta questão é fundamental o conhecimento embasado sobre referência de células. Vamos analisar a fórmula =[arq2.xls]Plan2!A2,

  • em [arq2.xls] temos a chamada para o arquivo arq2.xls. Notem que a sintaxe para chamada deste arquivo é idêntica a outras referências em todo o Windows. Ou seja, se não há nenhuma referência de diretório sabemos que está na mesma pasta.
  • em Plan2!A2 temos a referência da célula do arquivo chamado anteriormente, primeiro citando a planilha (lembre-se que por padrão os arquivos do Excel possuem 3 planilhas) e depois a célula da referida planilha

Então sabemos que esta fórmula ba célula A1 trata-se da referência a uma célula contida em outro arquivo na Plan2, mais especificamente a célula A2. Logo a célula A1 irá exibir o conteúdo da célula A2 da Plan2 do arquivo arq2.xls.

A pegadinha desta questão vem agora, na afirmativa 2, se modificarmos a formatação da célula o valor exibido sofrerá alterações se o tipo de número for alterado. Já que dependendo da formatação de número há alterações nas casas decimais e cifras, o que altera o valor da célula, logo a alternativa 2 está incorreta. Exemplo:

  • O valor da referida célula A2 é 5. A referida célula A1 irá exibir 5, porém se alterarmos o tipo de número na formatação de células para data será exibido: 5/1/1900, confira nas imagens.

Caixa 2008 MA

Caixa 2008 MA

Quanto a alternativa 3 nem o Windows nem o Excel alteram a fórmula para atualizar uma modificação de localização, nome ou exclusão do arquivo automaticamente, é exibida uma caixa de diálogo avisando sobre a falta da referência e dando ao usuário a possibilidade de atualizar a referência. Assim, se o arquivo for movido ocorrerá um erro na fórmula, a menos que a fórmula seja modificada pelo próprio usuário. Logo, a alternativa 3 está incorreta.

Sendo assim a questão correta é a A

Dúvidas sobre esta questão? Comente!

Resolvendo equação no Excel 2003

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Questão:

As células A1, A2 e A3 de uma planilha do Microsoft Excel 2003 contêm respectivamente os valores 3, 2 e 4. Se a célula C3 contiver a fórmula =A2^A3-A1+A3/A2-A3*A1+A3, então o valor da célula C3 será:

  • a) -8
  • b) -4
  • c) 0
  • d) 5
  • e) 7

Resolvendo:

Esta questão trata-se apenas de uma equação matemática. O primeiro passo é substituir as referências de célula por seus valores, assim como os sinais matemáticos. Logo,

  • A1 = 3
  • A2 = 2
  • A3 = 4
  • ^ = elevado a
  • * = multiplicação
  • / = divisão

Então substituímos na fórmula:

  • =24 - 3 + 4/2 – 4 x 3 + 4

Sabemos que em equações desse tipo devemos primeiro resolver termos entre parênteses, depois multiplicações e divisões (incluindo potenciação e radiciação) e por último soma e subtração.

Como nesta equação não temos termos entre parênteses vamos efetuar as operações de multiplicação, divisão e potenciação.

  • 24 = 2x2x2x2 = 16
  • 4/2 = 2
  • 4×3 = 12

Continuando:

  • =16 – 3 + 2 – 12 + 4
  • =13 -10 +4
  • = 7

Logo a resposta correta é a letra E

Dúvidas? Comentários? Utilize o formulário abaixo e entre em contato!

Conheça a função SE

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A função SE trata-se de uma função condicional. É realizado um teste lógico que pode ter duas respostas, verdadeiro ou falso. Um exemplo prático é imaginarmos uma classe com 5 alunos, ao final de 4 notas temos a média de cada um. Para ser aprovado o aluno precisa ter média igual ou superior a 7. Logo, o teste lógico será:

Se o aluno obtiver média igual ou superior a 7; aprovado, caso seja falso o teste, reprovado.

Função SE

Agora utilizando a função:

=SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)
=SE(F2>=7; “Aprovado”;”Reprovado”)

Entenda:

  • “=” Inicia uma fórmula/função
  • “SE” Chama a função SE
  • “F2>=7;” Especifica qual será o teste lógico, ou seja F2 corresponde à média de Júlio (A2). Se esta média for maior ou igual a 7 teremos duas respostas: verdadeiro ou falso.
  • “Aprovado” Especifica o valor do campo “valor_se_verdadeiro”, ou seja se o teste for verdadeiro o Excel exibirá este campo, Aprovado.
  • “Reprovado” Especifica o valor do campo “valor_se_falso”, ou seja se o teste for falso o Excel exibirá este campo, Reprovado

Sendo assim entendemos que se o aluno ficar com média superior ou igual a 7 ele estará Aprovado, caso contrário Reprovado.

Quer saber mais sobre este assunto? Tem dúvidas? Comente!

Utilizando a função SOMASE

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Algumas funções mais específicas do Excel estão começando a ser exigidas pelas bancas de alguns concursos. Recentemente foi formulada uma questão utilizando a função SOMASE.

O SOMASE trata-se de uma função de soma condicionada. Para entender como funciona a função SE clique aqui.

Vamos reconhecer a anatomia desta função:

=SOMASE(intervalo;critérios;intervalo_soma)

  • “=” Significa a chamada para uma fórmula/função
  • “SOMASE” Chamada para a fórmula SOMASE
  • “intervalo” Intervalo de células onde será feita a análise dos dados
  • “critérios” Critérios a serem avaliados nas células do “intervalo”
  • “intervalo_soma” Intervalo de células onde ocorrerá a soma. Este intervalo corresponde aos valores dos dados do “intervalo”

Desta maneira podemos imaginar o seguinte exemplo prático:

Função SOMASE

Em uma lista de dados,na coluna A, no caso do exemplo frutas, temos a coluna B representando seu Valor/Kg. Queremos saber o valor somente das maçãs, na célula D11.

Aplicamos a função da seguinte maneira =SOMASE(C2:C8;”MAÇÔ;D2:D8). O Excel fará o seguinte: no intervalo C2:C8 temos os nomes de todas as frutas disponíveis, no intervalo D2:D8 temos o valor/kg destas frutas, logo a função solicita que todas as células do intervalo C2:C8 (das frutas) sejam analisadas pelo critério “maça”. Sendo assim as células que são “maçã” tem seus respectivos valores somados no intervalo D2:D8.

Concluindo, o Excel somou o valor de todas as “maçã” do “intervalo” de acordo com o “intervalo_soma”, retornando o resultado na célula onde foi gerada a função. O resultado de 16,5 coresponde à soma de todas as maçãs do “intervalo”.

Se não for especificado o “intervalo_soma” serão considerados os valores do “intervalo”, porém no nosso exemplo não seria possível, pois o “intervalo” somente contém texto.

Alguma dúvida? Comente!