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Copiar dados do Excel para o Word e enviá-los através do Outlook

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Uma aluna me solicitou instruções para essa tarefa, que faz parte do concurso do TRT 1ª Região (Rio de Janeiro) que terá prova neste domingo, no Rio de Janeiro.

Trecho retirado do edital:

Bom, então é  preciso criar uma planilha no Excel (foi usado o Microsoft Office 2003 para estes exemplos, porém os passos são similares em todas as versões) e criar um gráfico baseado nesta planilha.

Ao abrir o Excel nos deparamos com uma planilha em branco e mais duas planilhas criadas, também em branco.

Os dados para elaboração da planilha serão fornecidos pela banca, mas criei uma situação fictícia, de cotação de preços.

Produto a ser cotado: Pendrive da marca Kingston de 2 GB, verificar preço e frete. Pesquisa em 4 lojas:

  • Americanas.com, R$ 29,90, frete R$ 12,90
  • Submarino, R$ 32,90, frete R$ 10,90
  • Saraiva, R$ 40,50, frete grátis
  • Kalunga, R$ 35,60, frete R$ 6,00

Então devemos montar a planilha da seguinte maneira (clique para ampliar):

Para formatar cores e bordas utilize o atalho localizado no canto superior direito da imagem, com o quadirculado (para bordas) o balde de tinta (para cor do fundo) e a letra A (para cor do texto).

Para fazer a soma do preço com o frete vamos utilizar a seguinte fórmula na célula D5: =B5+C5

Esta função faz com que a célula B5 seja somada à célula de referência C5 (basta se guiar pelas linhas, que são números e colunas, que são letras). Assim teremos na célula D5 a soma de B5 e C5. Agora vamos utilizar um recurso bastante útil do Excel, o autopreenchimento. Observe que uma célula, quando selecionada fica com o contorno mais grosso e no canto inferior direito é exibido um quadrado, que se chama alça de seleção.

Vamos o autopreenchimento da fórmula através da alça de seleção para as outras lojas. Selecionamos a célula D5, clicamos na alça de seleção e arrastamos até a célula D8, da loja Kalunga. Assim a fórmula será aplicada a todas as lojas desse intervalo. Confira:

Agora que nossa planilha está formatada e configurada corretamente precisamos convertê-la em tabela do Word 2003. Este processo é bastante simples. Abra o Word 2003, sem fechar sua planilha do Excel. Na planilha do Excel selecione toda a área que contém dados, no exemplo vai da célula A1 até D8. Para selecionar basta clicar e segurar o botão esquerdo do mouse no centro da célula e arrastar até a última célula da seleção, soltando o botão.

Copie a planilha, tanto pelo atalho Ctrl+C ou com o botão direito do mouse e selecione Copiar. Agora vá para o Word e cole a planilha, tanto com Ctrl+V ou com o botão direito do mouse e selecione Colar.

Observe um ícone no canto inferor da planilha que você colou no Word, este ícone exibe um menu com opções de formatação e vínculo. Clique nele.

No ícone Oções de Colagem nas três primeiras opções criaremos uma tabela no Word, nas duas seguintes as tabelas serão criadas, porém com vínculos comas planilhas das quais foram copiadas. Como queremos enviar por email devemos nos ater às três primeiras opções (para enviar por email selecionando as duas últimas opções seria necessário também enviar o arquivo do Excel).

  • Manter a formatação original – Com a formatação que estava no Excel será colada em forma de tabela no Word.
  • Fazer a correspondência com o estilo da tabela de destino – Neste caso, se já houver alguma tabela formatada no documento do Word a nova colada assumirá o mesmo estilo.
  • Manter somente texto – A questão pede para que seja convertida em tabela, portanto não serve somente em texto, em nenhuma hipótese utilize esta opção.

Na maioria dos casos recemendo que somente confiram se a opção 1 está marcada, pois é a mais conveniente.

Salve o documento do Word para enviarmos através do Outlook. O Outlook é um aplicativo cliente de emails, onde é possível receber e enviar emails, além de funções de calendário, agenda, tarefas, etc.

Na tela inicial selecione o ícone Novo ou através do menu Arquivo > Novo > Email ou ainda pelo atalho Ctrl+O. Agora configure o campo Para, Assunto e anexe o arquivo do Word salvo. para anexar vá em Inserir > Arquivo e procure pelo arquivo salvo. Agora basta clicar no botão enviar.

Todas as mensagens que você manda enviar ficam na Caixa de Saída até serem completamente enviadas, somente depois vão para Ítens Enviados. Verifique então se sua mensagem foi enviada para completar a prova.

Por este artigo você está apto a criar planilhas no Excel, convertê-las e tabelas do Word e enviar emails com anexos através do Outlook 2003.

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Configurando o MS Outlook 2003

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Olá pessoal!

Irei apresentar para vocês o MS Outlook 2003, sempre com ênfase em preparação para concursos, entretanto você pode aproveitar para configurar o seu e tirar bastante proveito desta ótima ferramenta.

Raio-x do Outlook:

  • O Outlook 2003 faz parte do pacote de aplicativos do Microsoft Office 2003.
  • É um programa de gerenciamento de emails (também conhecido como “cliente”), catálogo de contatos e agenda de compromissos.
  • Capaz de gerenciar contas de emails dos tipos:
  • Exchange Server
  • POP3 – Post Office Protocol 3
  • SMTP – Simple Mail Transfer Protocol
  • IMAP4 – Internet Message Access Protocol 4
  • HTTP – HiperText Transfer Protocol

Janela de trabalho do Outlook:

Tela do Outlook

Configurando o Outlook:

Para configurar uma conta no Outlook devemos configurar um servidor de saída e um de entrada dos emails, que são configurados de acordo com os protocolos.

Vá no menu de ferramentas e clique em Ferramentas>Contas de email.

Um assistente abrirá, escolha a opção “Adicionar uma nova conta de email”

A tela abaixo será exibida, é o momento de escolher o tipo de protocolo a ser usado.

Outlook 2003

Principais atributos de cada protocolo:

  • POP3 – Apenas baixa as mensagens do servidor para o computador. Poucas opções de customização.
  • SMTP – Envia as mensagens.
  • IMAP – Lê e gerencia em tempo real as mensagens no servidor. Ao apagar uma mensagem em seu computador também apaga no servidor.
  • HTTP – Através do protocolo mais usado na internet, atua semelhante ao IMAP.

Após escolher o tipo de protocolo do seu email você deve fornecer as seguintes informações:

Outlook

  • Nome – Nome do Usuário
  • Endereço de Email – Email completo para o usuário, exemplo: julio@hotmail.com
  • Servidor de entrada de emails – Endereço do servidor. A sintaxe é: protocolo.dominio.com, exemplo: pop3.uol.com.br
  • Servidor de saída de emails – Endereço do servido de saída, a sintexe: protocolo.dominio.com, exemplo: smtp.uol.com.br
  • Nome de usuário – Nome do usuário, o mesmo que se usa para fazer login no webmail.
  • Senha – A senha correspondente ao nome de usuário.

Concluindo

Esses dados são os dados mínimos necessários para o Outlook funcionar como um cliente de emails, ou seja, aplicativo que estabelece conexão com o servidor e manipula os emails.

É possível configurar diversas contas no mesmo Outlook.

Os principais aplicativos alternativos ao Outlook:

  • Mozilla Thunderbird
  • Eudora
  • Outlook Express (versão enxuta, da própria Microsoft)

Não deixe de ler os artigos relacionados a esta matéria, na caixa abaixo.

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Campos de email, com questão comentada.

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É importante o candidato sempre estar atualizado com questões recentes das principais bancas. Comentarei uma questão elaborada pela CESGRANRIO, em 2008, para  o concurso do IBGE para o cargo de Auxiliar Censitário Administrativo.

Vamos à questão:

Suponha que um e-mail será enviado para os seguintes
destinatários válidos:

questaocesgranrioibge

De acordo com as informações acima, pode-se afirmar
corretamente que:
(A) o e-mail será enviado para todos os contatos de Sandra.
(B) a cópia oculta do e-mail será direcionada a Marina.
(C) somente João Carlos receberá o e-mail.
(D) João Carlos receberá o e-mail somente quando Marina o
ler.
(E) Sandra receberá o e-mail sem que João Carlos e Marina
saibam.

Resolvendo

Vamos entender os campos do email:

  • Para – Principal campo de email, onde designamos para quem é a mensagem eletrônica. É possível enviar para diversas caixas de email, desde que separe-as com vírgulas “,” ou ponto-e-vírgulas “;”. Uma vez que se envia para mais de um destinatário através deste campo todos que receberem verão para quem também foi enviada a mensagem.
  • Cc – Abreviação de “Com cópia”, ou seja, funciona da mesma maneira que o primeiro campo, só que estabelece quem recebeu a cópia.
  • Cco – Abreveação de “Com cópia oculta”. Este campo estabelece quem receberá a cópia da mensagem, entretanto não  permite que os outros destinatários vejam.

A alternativa A está errada, pois está especificado somente João Carlos, Marina Pires e Sandra Lima para receberem a mensagem;

A alternativa B erra ao afirmar que a cópia oculta está direcionada à Marina, quando na verdade é o campo “com cópia”;

A alternativa C considera que os campos Cc e Cco não direcionam o email, que está errada.

A alternativa D afirma que para o destinatário do campo “Para” leia o email é necessário que o destinatário do campo “Cc” leia antes, o que não tem sentido e está errado.

A alternativa E confirma a propriedade do campo “Cco”, que é justamente omitir aos outro(s) destinatários se há mais alguém recebendo a mensagem, alternativa E está correta.

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