Uma aluna me solicitou instruções para essa tarefa, que faz parte do concurso do TRT 1ª Região (Rio de Janeiro) que terá prova neste domingo, no Rio de Janeiro.

Trecho retirado do edital:

Bom, então é  preciso criar uma planilha no Excel (foi usado o Microsoft Office 2003 para estes exemplos, porém os passos são similares em todas as versões) e criar um gráfico baseado nesta planilha.

Ao abrir o Excel nos deparamos com uma planilha em branco e mais duas planilhas criadas, também em branco.

Os dados para elaboração da planilha serão fornecidos pela banca, mas criei uma situação fictícia, de cotação de preços.

Produto a ser cotado: Pendrive da marca Kingston de 2 GB, verificar preço e frete. Pesquisa em 4 lojas:

• Americanas.com, R$ 29,90, frete R$ 12,90
• Submarino, R$ 32,90, frete R$ 10,90
• Saraiva, R$ 40,50, frete grátis
• Kalunga, R$ 35,60, frete R$ 6,00

Então devemos montar a planilha da seguinte maneira (clique para ampliar):

Para formatar cores e bordas utilize o atalho localizado no canto superior direito da imagem, com o quadirculado (para bordas) o balde de tinta (para cor do fundo) e a letra A (para cor do texto).

Para fazer a soma do preço com o frete vamos utilizar a seguinte fórmula na célula D5: =B5+C5

Esta função faz com que a célula B5 seja somada à célula de referência C5 (basta se guiar pelas linhas, que são números e colunas, que são letras). Assim teremos na célula D5 a soma de B5 e C5. Agora vamos utilizar um recurso bastante útil do Excel, o autopreenchimento. Observe que uma célula, quando selecionada fica com o contorno mais grosso e no canto inferior direito é exibido um quadrado, que se chama alça de seleção.

Vamos o autopreenchimento da fórmula através da alça de seleção para as outras lojas. Selecionamos a célula D5, clicamos na alça de seleção e arrastamos até a célula D8, da loja Kalunga. Assim a fórmula será aplicada a todas as lojas desse intervalo. Confira:

Agora que nossa planilha está formatada e configurada corretamente precisamos convertê-la em tabela do Word 2003. Este processo é bastante simples. Abra o Word 2003, sem fechar sua planilha do Excel. Na planilha do Excel selecione toda a área que contém dados, no exemplo vai da célula A1 até D8. Para selecionar basta clicar e segurar o botão esquerdo do mouse no centro da célula e arrastar até a última célula da seleção, soltando o botão.

Copie a planilha, tanto pelo atalho Ctrl+C ou com o botão direito do mouse e selecione Copiar. Agora vá para o Word e cole a planilha, tanto com Ctrl+V ou com o botão direito do mouse e selecione Colar.

Observe um ícone no canto inferor da planilha que você colou no Word, este ícone exibe um menu com opções de formatação e vínculo. Clique nele.

No ícone Oções de Colagem nas três primeiras opções criaremos uma tabela no Word, nas duas seguintes as tabelas serão criadas, porém com vínculos comas planilhas das quais foram copiadas. Como queremos enviar por email devemos nos ater às três primeiras opções (para enviar por email selecionando as duas últimas opções seria necessário também enviar o arquivo do Excel).

• Manter a formatação original – Com a formatação que estava no Excel será colada em forma de tabela no Word.
• Fazer a correspondência com o estilo da tabela de destino – Neste caso, se já houver alguma tabela formatada no documento do Word a nova colada assumirá o mesmo estilo.
• Manter somente texto – A questão pede para que seja convertida em tabela, portanto não serve somente em texto, em nenhuma hipótese utilize esta opção.

Na maioria dos casos recemendo que somente confiram se a opção 1 está marcada, pois é a mais conveniente.

Salve o documento do Word para enviarmos através do Outlook. O Outlook é um aplicativo cliente de emails, onde é possível receber e enviar emails, além de funções de calendário, agenda, tarefas, etc.

Na tela inicial selecione o ícone Novo ou através do menu Arquivo > Novo > Email ou ainda pelo atalho Ctrl+O. Agora configure o campo Para, Assunto e anexe o arquivo do Word salvo. para anexar vá em Inserir > Arquivo e procure pelo arquivo salvo. Agora basta clicar no botão enviar.

Todas as mensagens que você manda enviar ficam na Caixa de Saída até serem completamente enviadas, somente depois vão para Ítens Enviados. Verifique então se sua mensagem foi enviada para completar a prova.

Por este artigo você está apto a criar planilhas no Excel, convertê-las e tabelas do Word e enviar emails com anexos através do Outlook 2003.

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